Por Ivette Estrada.
La comunicación se posiciona como un factor crucial de la resiliencia personal y empresarial. Sin embargo, las “recetas” para implementarla en las organizaciones es ambigua y un tanto intuitiva.
Dado que crear una cultura de comunicación abierta puede ser una de las mejores maneras de inspirar un excelente desempeño, mejorar la moral de los empleados y fomentar una cultura corporativa más cálida, reuní los 10 factores cruciales para lograrla.
1. Canales de comunicación claros durante todo el día. Se puede empezar con una simple pregunta a los subordinados directos: ¿qué les gusta y en qué no están de acuerdo? Para establecer esto se requiere la comunicación directa o, en el peor de los casos, por vía telefónica. El emplear correo electrónico se pierde o malinterpreta la información y dificulta la retroalimentación a las inquietudes de los colaboradores. Nada suplirá la comunicación en persona.
2. Reuniones individuales semanales. Conviene mantener una fecha permanente con cada informe directo. Estos chats informales permitirán abordar las inquietudes sin interrumpir el flujo de trabajo. Para efectuarlas conviene no ponerse de pie, pues será visto como inaccesible o los informes directos se sentirán como una prioridad menor, lo que puede enturbiar el proceso de retroalimentación.
3. Reuniones mensuales o trimestrales del personal. Esta es una oportunidad para compartir información clave como decisiones de la junta y nuevas iniciativas con todos los empleados. Programe estas reuniones cuando tenga información para compartir, como varios días después de una reunión de la junta. Asegúrese de hacer que las reuniones sean agradables. Por ejemplo, puede comenzar con una historia relevante o reconociendo el logro reciente de un empleado. Se debe establecer tiempo para una sesión de preguntas y respuestas. Al final de cada reunión, el equipo debe estar al tanto y tener sus preocupaciones o preguntas clave abordadas.
4. Revisiones anuales. Estos deben ser sesiones formales uno a uno, con estándares consistentes que midan el desempeño de cada empleado.
5. Encuestas anónimas. Permiten evaluar regularmente la cultura de la empresa y la felicidad general de los empleados. También miden el compromiso de los colaboradores y permiten compartir resultados y tendencias con toda la organización. El anonimato es importante: los empleados deben sentirse cómodos al decir lo que piensan.
6. Revisiones de 360 grados. Un profesional debe realizar revisiones de 360 grados, discutir comentarios y ofrecer consejos positivos para mejorar.
7. Informes post mortem. Estas son reuniones centradas en la evaluación interna de grandes proyectos o acuerdos, tanto lo que fue exitoso como lo que se puede hacer mejor la próxima vez. Estos registros permiten a la empresa capturar aprendizajes clave para el próximo gran negocio o proyecto y convertir los problemas desafiantes en oportunidades de mejora.
8. Salidas sociales informales. Las reuniones fuera de la oficina son una oportunidad para relajarse. Para evitar ser demasiado informal, conviene no incluir alcohol.
9. Comunicaciones por correo electrónico. Cada trimestre, conviene enviar un correo electrónico a todos los miembros del personal sobre la dirección estratégica de la organización o los valores de la empresa. Estos mensajes son una forma importante de mantener a todos en la empresa en contacto con el panorama general más allá de las funciones individuales o los equipos.
10. Entrevistas de salida de empleados. Conviene asegurarse de que los empleados que se van sean entrevistados sobre sus experiencias y razones para irse. Las personas a menudo son muy abiertas en estas entrevistas, que proporcionan comentarios valiosos.
Vale mencionar que la comunicación abierta incide en la productividad y el nivel de felicidad que experimentan los colaboradores de una organización.
