Por Joana Elizabeth Salinas, Psicopedagoga especializada en salud laboral y Co-creadora de Empareja2
Una de las habilidades gerenciales que tienen un gran impacto en los índices de desempeño y de la que se tiene poco dominio en general es la administración del tiempo. El antídoto es la planificación.
Existen dos tipos de planificación. Uno se llama planificación de gestión del tiempo (TMP) y el otro es la planificación de contingencia (CP).
La planificación de la gestión del tiempo se trata realmente de armar una lista de tareas pendientes, escribirlas, priorizarlas y luego programar. Es la planeación más común.
La planificación de contingencias, en tanto, no se usa con tanta frecuencia. Se trata de pensar en lo que podría salir mal. Por ejemplo, ¿Qué es probable que se interrumpa, retrase el trabajo? O visualizar posibilidades de interrupción. Y si ésta ocurre ¿cómo se responderá? Esta planificación puede ayudar a lidiar con las contingencias.
En promedio, ambos tipos de planificación de forma independiente aumentan el compromiso de los empleados y su productividad. Controlan una serie de factores y hacer listas se percibe como un progreso. Sin embargo, con la planificación de contingencia se logra reaccionar a las interrupciones e impide atascarse.
En un día con muchas interrupciones, planificar la gestión del tiempo ya no tiene ningún beneficio, lo que si ocurre con la anticipación de contingencias.
En general, cuando planificamos somos demasiado optimistas. Hay algo llamado la falacia de la planificación, donde siempre somos ambiciosos y pensamos que las cosas sucederán más rápido y se harán antes de lo esperado. Esto se debe a que no tenemos en cuenta las interrupciones, tanto de otros como por nuestras propias autodistracciones.
Depende del puesto desempeñado se prevén las interrupciones. En una gerencia, por ejemplo, puede ser el participar en muchas reuniones o las personas que se supervisan se acercan y le hacen preguntas.
Es probable que los gerentes enfrenten más interrupciones que un empleado porque tienen el control del trabajo de más personas. Entonces los gerentes pueden beneficiarse con una planificación más contingente. Es decir, en lugar de tratar de concentrarse en hacer todo el trabajo, conviene prepararse para las interrupciones y tener una lista de tareas más manejable.
Ahora, existen dos pasos para mejorar la gestión del tiempo. La primera es planificar. Reservar tiempo para pensar en el día y sus tareas. La segunda acción de ese proceso es considerar qué tipo de día se tendrá. La mejor manera de hacerlo es analizar el pasado para detectar frecuencia de interrupciones y la manera de reaccionar a ellas.
Además del rol desempeñado en el trabajo, conviene considerar bajo que esquema se labora. Cuando se trabaja en la oficina, es posible que tenga más interrupciones iniciadas por otros y tal vez menos autodistracción porque la mente está en el trabajo.
Sin embargo, en casa, las líneas comienzan a difuminarse y tal vez las interrupciones de los colegas u otros sea menor, a menos que se viva con una familia y niños que estén cerca. Pero en general en casa aparecen más autodistractores.
Aunque durante mucho tiempo el listado de treas a realizar por día se consideró una herramienta imprescindible del cumplimento laboral, cada vez es más evidente que deben lidiarse con múltiples imprevistos en el día a día.